Una breve Historia de Excel y sus Versiones

Desde una simple hoja de cálculo a una potente herramienta de análisis con IA.

Excel: Evolución de una herramienta de cálculo

Excel ha sido un pilar en oficinas y hogares durante décadas, pero su evolución es constante y, en los últimos años, vertiginosa. Desde su primera versión para Macintosh en 1985, ha pasado de ser una simple cuadrícula digital a una plataforma de inteligencia de negocios indispensable.

Las versiones clásicas sentaron las bases del Excel que conocemos. Excel 2010 introdujo herramientas como los Minigráficos y la Segmentación de Datos. Luego, Excel 2013 integró Power Query, revolucionando la forma en que importamos y transformamos datos. Con Excel 2016 y 2019 se consolidaron mejoras como nuevos tipos de gráficos, funciones como SI.CONJUNTO y UNIRCADENAS.

Hoy, el debate se centra en dos modelos: la compra única de Excel 2021 y la suscripción a Microsoft 365. Mientras Excel 2021 ofrece una solución sólida y estable, Microsoft 365 evoluciona constantemente, añadiendo nuevas funciones, conectividad y capacidades basadas en IA.

Comparativa entre Excel 2021 y Microsoft 365

La siguiente tabla resume las principales diferencias entre ambas versiones:

Característica Clave	Excel 2021	Excel para Microsoft 365
Modelo de Licencia	Pago único (Perpetua)	Suscripción (Mensual/Anual)
Actualizaciones de Características	Solo actualizaciones de seguridad	Actualizaciones Continuas ✔
Funciones de Matriz Dinámica	✖	✔
Función LET	✔	✔
Función LAMBDA	✖	✔
Funciones de Texto Avanzado	✖	✔
Análisis con IA (Copilot)	✖	✔
Colaboración en Tiempo Real	Limitada (OneDrive requerido)	✔
Tipos de Datos Vinculados	Básicos	✔
Integración con Power Platform	Básica	✔

Como muestra la tabla, Microsoft 365 incorpora herramientas que redefinen cómo trabajamos con datos: desde funciones personalizadas con LAMBDA hasta análisis asistido por IA. Es una plataforma que no solo calcula, sino que también analiza y propone.

En conclusión, si buscas estabilidad, Excel 2021 es una gran elección. Pero si quieres estar siempre a la vanguardia, colaborar en tiempo real y acceder a lo último en automatización e inteligencia artificial, Microsoft 365 es el camino ideal.

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Novedades | Excel Microsoft 365

Excel 365 potencia el análisis de datos con funciones dinámicas e IA.

Excel, como parte de la suite de Microsoft 365, ha evolucionado de ser una simple hoja de cálculo a una potente plataforma de análisis de datos que se actualiza constantemente. Para los profesionales y entusiastas de los datos, mantenerse al día con sus últimas funcionalidades es clave para optimizar el trabajo y descubrir nuevas posibilidades. Las actualizaciones recientes no solo mejoran el rendimiento, sino que introducen herramientas revolucionarias que transforman por completo la manera en que interactuamos con nuestros datos, automatizamos tareas y generamos informes de alto impacto.

Una de las mejoras más significativas es la introducción de las matrices dinámicas y nuevas funciones como `BUSCARX`, `FILTRAR`, `UNICOS` y `ORDENAR`. Atrás quedaron los días de las complejas fórmulas de matriz con Ctrl+Shift+Enter. Ahora, Excel "desborda" automáticamente los resultados en las celdas adyacentes, simplificando radicalmente la creación de resúmenes y listas dinámicas.`BUSCARX`, por su parte, moderniza la búsqueda de datos, superando las limitaciones de `BUSCARV` al permitir búsquedas en cualquier dirección sin depender de la posición de la columna.

La inteligencia artificial y la automatización han cobrado un protagonismo especial. Características como "Ideas" (ahora parte de Copilot) permiten analizar un conjunto de datos y obtener automáticamente gráficos y tablas dinámicas recomendadas, facilitando la identificación de tendencias y patrones. Además, la integración de `Office Scripts` y la grabadora de acciones permiten automatizar tareas repetitivas de una manera más accesible y moderna que las macros tradicionales, especialmente en su versión web, abriendo la puerta a la automatización de flujos de trabajo en la nube.

Finalmente, la colaboración en tiempo real y la integración con el ecosistema de Power Platform marcan un antes y un después. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en un mismo libro de Excel guardado en OneDrive o SharePoint, viendo los cambios al instante. Esta capacidad, sumada a la posibilidad de usar Excel como fuente de datos para Power BI o de integrar flujos de Power Automate, consolida a la herramienta como el núcleo central para la gestión y análisis de datos en equipos modernos, garantizando que la información esté siempre sincronizada y lista para la toma de decisiones.

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La importancia de Organizar tus datos en Excel

Ejemplo de organización de una tabla en Excel

En el vasto universo del análisis de datos, Excel es nuestro campo de juego principal. Sin embargo, antes de poder crear gráficos dinámicos, informes automatizados o indicadores de gestión (KPIs) de calidad, debemos entender una regla de oro: la calidad del resultado depende directamente de la calidad y organización de los datos de origen. Unos datos desordenados no solo consumen nuestro tiempo en tareas de limpieza manual, sino que también son una fuente constante de errores que pueden llevar a decisiones incorrectas. La organización no es un mero capricho estético; es el cimiento sobre el cual se construye todo análisis fiable y óptimo.

Una de las prácticas más perjudiciales, y lamentablemente comunes, es el uso de celdas combinadas. Si bien pueden parecer útiles para centrar títulos, en realidad son un obstáculo para la funcionalidad de Excel, ya que rompen la capacidad de ordenar, filtrar y aplicar fórmulas de manera eficiente. La solución profesional es adoptar una estructura de datos jerárquica y tabular. Esto significa que cada columna debe tener un encabezado único y claro, y cada fila debe representar un registro único. Los datos deben fluir de manera lógica, sin filas o columnas en blanco que interrumpan la tabla, creando un bloque de información cohesivo y fácil de procesar.

Para llevar esta estructura al siguiente nivel, la herramienta más poderosa de Excel es la función "Dar formato como tabla" (puedes usar el atajo Ctrl + T). Al convertir un rango de datos en una Tabla oficial de Excel, desbloqueamos un arsenal de ventajas: se expande automáticamente para incluir nuevos datos, facilita la creación de referencias estructuradas (ej. `Tabla1[Ventas]` en lugar de `$A$2:$A$500`), y viene con opciones de filtrado, ordenamiento y estilos visuales integrados. Trabajar con Tablas es la forma más segura de garantizar que tus datos se mantengan íntegros y listos para ser analizados en cualquier momento.

La coherencia en los formatos es otro pilar fundamental. Una columna designada para fechas debe contener únicamente fechas válidas, no una mezcla de textos como "Pendiente" o "N/A". Lo mismo aplica para los datos numéricos y de texto. Cuando los formatos son inconsistentes, las operaciones matemáticas fallan, la ordenación cronológica se vuelve imposible y las tablas dinámicas agrupan la información de manera incorrecta. Mantener la disciplina en el formato de cada columna asegura que cada pieza de información sea exactamente lo que pretende ser, eliminando la ambigüedad y garantizando la precisión de tus cálculos.

Finalmente, la recompensa de seguir estas buenas prácticas se hace evidente cuando trabajamos con datos acumulativos. Una base de datos limpia y estructurada nos permite añadir nueva información periódicamente (diaria, mensual, anual) sin esfuerzo. Esto es crucial para poder realizar análisis comparativos a lo largo del tiempo: ¿cómo se comparan las ventas de este mes con las del mes pasado? ¿Cuál ha sido el crecimiento interanual? Sin una organización previa, estas preguntas serían increíblemente difíciles de responder. Con datos bien estructurados, la creación de comparativas y KPIs se convierte en una tarea sencilla y poderosa.

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El Asistente para tablas y gráficos dinámicos

E

sté método para crear Tablas Dinámicas es mediante el uso del asistente para creación de Tablas Dinámicas. El Asistente a partir de Excel 2007 ya no está disponible en la Cinta de opciones y no es tan simple encontrarlo, pero les mostraré cómo hacerlo.

Encontrando el asistente para tablas dinámicas

Mostrar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos es utilizando el atajo de teclado: ALT+T+B. (Si tienes Excel en inglés el atajo es: ALT+D+P).

Pulsa la tecla ALT por 2 segundos y mientras se mantiene pulsada, ingresar la combinación de las teclas T+B.  Pero no te preocupes si no puedes mostrar el Asistente con este método ya que existe otra alternativa que explico a continuación:

Otro método para mostrar el Asistente para tablas y gráficos dinámicas es agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido y para hacerlo debes hacer clic derecho sobre la barra de herramientas y seleccionar la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En la sección “Comandos disponibles en” deberás seleccionar la opción Todos los comandos y entonces buscar el comando correspondiente al Asistente:

De esta manera podrás tener siempre disponible en la barra de herramientas el Asistente para tablas y gráficos dinámicos que nos ayudará en la creación de tablas dinámicas.

Crear una tabla dinámica con el Asistente

La primera de las opciones del Asistente nos permite crear una tabla dinámica con los datos que tengamos en nuestras hojas de Excel, por ello esta opción es llamada Lista o base de datos de Microsoft Excel.

Al seleccionar esta opción y hacer clic en Siguiente, se mostrará el segundo paso del proceso que nos permitirá especificar el rango de celdas en las que estará basada nuestra tabla dinámica.

Paso1.- Una vez seleccionado el rango adecuado, pulsamos el botón Siguiente y podremos decidir si deseamos crear la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o en una hoja ya existente.

a)     Seleccionar una tabla o rango: opción para indicar en que Rango, Hoja o Libro de Excel se encuentran los datos para modelar la tabla dinámica

b)      Utilice una fuente de datos externa: opción para conectar a una fuente de datos externa como una página Web o bases de datos SQL y Access.

Paso2.- Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica: Son opciones para que de acuerdo a nuestra necesidad, definamos en donde vamos a trabajar la Tabla Dinámica.

c)    Nueva hoja de cálculo

d)      Hoja de cálculo existente (y en cual ubicación).

Paso3.- Elije si quieres analizar varias tablas: Esta opción es para trabajar con tablas que se encuentran relacionadas como si se tratara de una base de datos.

De la primera opción ya tenemos seleccionado el rango de celdas a trabajar. (en una entrega siguiente vamos a utilizar la conexión de datos externos). De la opción dos vamos a seleccionar Hoja de cálculo existente y mediante el botón de selección, indicaremos la hoja y la celda en donde quedará la Tabla Dinámica:

Pulsamos el botón Finalizar y nuestra tabla dinámica habrá sido creada con el Asistente para tablas y gráficos dinámicos en Excel.

Esperemos que sea de su ayuda

M. Rivas Coronel.

Cómo crear una Tabla Dinámica

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as tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar o intercambiar las columnas o filas de la tabla. Ejemplo de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

MRivas C.

Cómo Funciona Una Tabla Dinámica?

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as tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para  poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado.  Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación  obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

Esperemos la publicación aporte a sus necesidades:

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Partes de una Tabla Dinámica

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na vez que has aprendido cómo crear una tabla dinámica en Excel es conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinámica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

1. Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
2. Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.
3. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
4. Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.